Ce document sera revu régulièrement et mis à jour en fonction des évolutions législatives, technologiques et organisationnelles.
| Historique des évolutions | ||||
| Date | Version | Modification apportées | Responsable | Statut |
| 07/12/2023 | 1.0 | Création du document | Steven Mc Lean | Complété |
| 18/06/2025 | 1.1 | Révision du document | Steven Mc Lean | Complété |
Département TI inc est une personne morale à but non lucratif de régime fédéral qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités.
La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont Département TI les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit ou dont, autrement, elle les gère. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont Département TI traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par Département TI par un moyen technologique.
Cette politique s’applique à Département TI, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultants, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de Département TI. Elle s’applique également à l’égard du site internet de Département TI, ainsi que par tous les sites internet contrôlés et maintenus par Département TI.
Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par Département TI, que ce soit les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).
Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre ou de renseignements bancaires d’une personne, de renseignements sur sa santé, son origine ethnique, sa langue, etc.
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc.
De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne.
Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (collecte, utilisation, communication), 4 (conservation et destruction) et 6 (sécurité des données) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatifs à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.
Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.
Dans le cadre de ses activités, Département TI peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignement que Département TI pourraient collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués à l’Annexe A de la présente politique.
Département TI informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi.
Département TI applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :
n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans ces cas, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès de lui sans le consentement d’un parent ou tuteur).
Dans certaines situations, Département TI peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts.
Cette collecte par l’entremise de tiers peut s’avérer nécessaire pour recourir à certains services ou programmes, ou pour autrement faire affaire avec Département TI. Lorsque requis, Département TI recueillera le consentement de la personne au moment opportun.
renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévue par la loi, Département TI peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, p. ex. :
dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants:
concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.
Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités.
Les sites internet contrôlés par Département TI utilisent des témoins de connexion notamment :
contenu consulté et permettre l’amélioration du site internet.
Les sites internet contrôlés par Département TI utilisent les types de témoins suivants :
mémoire pour la durée de la visite du site internet seulement.
et ils seront récupérés lors de la prochaine visite du site.
Certains témoins de connexion pourront être désactivés par défaut et les visiteurs pourront choisir d’activer ces fonctions ou non, lors de la consultation des sites internet de Département TI.
Il est également possible d’activer et de désactiver l’utilisation des témoins de connexion en changeant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé.
Certains sites de Département TI (notamment, les sites https://departement-ti.com) utilisent Google Analytics afin de permettre son amélioration continue. Google Analytics permet notamment d’analyser la manière dont un visiteur interagit avec un site internet de Département TI. Google Analytics utilise des témoins de connexion pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs de ces sites internet et le contenu consulté.
Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par Département TI à des tiers.
Il est possible d’installer un module complémentaire de navigateur pour désactiver Google Analytics.
Département TI recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par Département TI (par exemple, son formulaire de contact, son formulaire d’adhésion pour devenir membre, son formulaire pour s’inscrire à l’infolettre et aux séminaires), des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires (p. ex. Microsoft Forms).
Si Département TI recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, Département
TI doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).
Sauf si une durée minimale de conservation est requise par la loi ou la réglementation applicable, Département TI ne conservera les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été collectés.
Les renseignements personnels utilisés par Département TI pour prendre une décision relative à une personne doivent être conservés durant une période d’au moins un an suivant la décision en question ou même sept années après la fin de l’année fiscale où la décision a été prise si celle-ci a des incidences fiscales, par exemple, les circonstances d’une fin d’emploi.
À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, Département TI s’assurera :
La destruction de renseignements par Département TI doit être faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.
La présente section peut être complétée par toute politique ou procédure adoptée par Département TI concernant la conservation et destruction de renseignements personnels, le cas échéant. Veuillez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels de Département TI (indiqué dans la présente politique) pour en savoir davantage.
De manière générale, Département TI est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de Département TI est Steven Mc Lean. Il doit, de façon générale, veiller à assurer le respect de la législation applicable concernant la protection des renseignements personnels. Le responsable doit approuver les politiques et pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Plus particulièrement, cette personne est chargée de mettre en œuvre la présente politique et de veiller à ce qu’elle soit connue, comprise et appliquée. En cas d’absence ou d’impossibilité d’agir de ce responsable, le président de Département TI assurera les fonctions du responsable de la protection des renseignements personnels.
Les membres du personnel de Département TI ayant accès à des renseignements personnels ou étant autrement impliqués dans la gestion de ceux-ci doivent en assurer leur protection et respecter la présente politique.
Les rôles et les responsabilités des employés de Département TI tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de Département TI à cet égard, le cas échéant.
Département TI s’engage à mettre en place des mesures de sécurité raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle gère. Les mesures de sécurité en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la répartition, au support et à la sensibilité des renseignements. Ainsi, cela signifie qu’un renseignement pouvant être qualifié de sensible (voir la définition prévue à la section 2) devra faire l’objet de mesures de sécurité plus importantes et devra être mieux protégé. Notamment, et conformément à ce qui a été mentionné précédemment concernant l’accès limité aux renseignements personnels, Département TI doit mettre en place des mesures nécessaires pour imposer des contraintes aux droits d’utilisation de ses systèmes d’information de manière à ce que seuls les employés qui doivent y avoir accès soient autorisés à y accéder.
consentement
Pour faire valoir ses droits d’accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet au responsable de la protection des renseignements personnels de Département TI, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par Département TI et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également exiger la cessation de la diffusion d’un renseignement personnel qui les concerne ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d’accéder à ce renseignement par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ce renseignement contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. Elles peuvent faire de même, ou encore exiger que l’hyperlien permettant d’accéder à ce renseignement soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont réunies.
Le responsable de la protection des renseignements personnels de Département TI doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ces cas, la réponse doit indiquer les recours en vertu de la loi et le délai pour les exercer. Le responsable doit aider le requérant à comprendre le refus au besoin.
Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis.
Elles peuvent également demander à Département TI quels sont les renseignements personnels recueillis auprès d’elle, les catégories de personnes chez Département TI qui y ont accès et leur durée de conservation.
Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par Département TI, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de Département TI, à l’adresse courriel indiquée à la section suivante.
L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par Département TI. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.
Département TI s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.
Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la
protection des renseignements personnels de Département TI pour pouvoir la traiter, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par Département TI est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.
Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.
Département TI doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l’origine de la plainte.
Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.
Toutefois, Département TI invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par Département TI.
La présente politique est approuvée par le responsable de la protection des renseignements personnels Département TI, dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :
Steven Mc Lean
102-385 Boulevard St-Luc, St-Jean-sur-Richelieu, Qc, J2W 2A3
[email protected]
Pour toute demande, question ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec le responsable par courriel.
La présente politique est publiée sur le site internet de Département TI, ainsi que sur tous les sites internet contrôlés et maintenus par Département TI, auxquels s’applique la présente politique, et ce, relativement aux renseignements personnels qui y sont recueillis. Cette politique est également diffusée par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées.
Département TI doit également faire de même pour toutes les modifications à la présente politique, lesquelles devront également faire l’objet d’un avis pour en informer les personnes concernées.
*Notes : Veuillez noter que l’emploi du genre masculin a pour but d’alléger la présente politique et d’en faciliter la lecture.
| Version | En vigueur le | Changements depuis la dernière version |
| 1.0 | 7 décembre 2023 | S.O. – Première version |
Voici une liste non exhaustive sur les types de renseignements que Département TI pourrait collecter, leur utilisation, ou l’objectif visé, ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis. Ainsi, cela comprend, sans s’y limiter, les éléments qui suivent.
Veuillez noter que la plupart des renseignements personnels gérés par Département TI sont des renseignements personnels d’employés, de candidats pour un emploi et de consultants. Pour ce qui est des autres catégories de personnes indiquées dans le tableau ci-dessous, les renseignements fournis sont, dans la majorité des cas, des renseignements de nature professionnelle ou d’affaires (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles). À noter que dans la majorité des cas, Département TI recueille également le titre/fonction professionnel(le) des personnes, le nom de l’organisation et/ou l’adresse de l’organisation (voir la section 2 sur les coordonnées professionnelles).
| Relation avec Département TI, services, programme, etc. | Type de renseignement personnel | Fin de la collecte / utilisations | Manière de recueillir les renseignements (moyens) |
| L’une ou l’autre de ces informations, lorsqu’elles sont nécessaires: | Utilisés pour : | Peuvent être recueillis : | |
| Clients | nom numéro de téléphone courriel renseignements bancaires (lorsque nécessaire) langue Code postal | établir et gérer les relations avec la clientèle (et obtenir un moyen de communication) fournir un service (p. ex. service d’accompagnement en cybersécurité, maillage d’affaires ou en innovation) recueillir des informations dans le cadre d’un programme (p. ex. PARI-CNRC, Aéro Montréal, programme de soutien, protection des renseignements personnels). À noter qu’il est parfois nécessaire de communiquer les renseignements fournis au programme visé répondre à une demande de renseignement sur l’écosystème de la cybersécurité ou toute autre demande de renseignements inscrire les clients à des événements organisés par Département TI connaître la langue privilégiée de communication assurer le paiement des coûts liés aux services ou programmes l’inscription à l’infolettre et aux séminaires d’Département TI fournir des formations (webinaires sur la cybersécurité ou les opportunités d’affaires à l’étranger) | au moyen de formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par Département TI, de questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils technologiques de formulaires. par courriel (directement ou par l’entremise d’un document ou autre type de formulaire joint) auprès de tiers (p. ex. PARI-CNRC, Aéro Montréal ainsi que Shopify, Eventbrite et Events.com pour les renseignements bancaires) |
| Candidats à l’emploi et employés | nom numéro de téléphone courriel renseignements bancaires numéro d’assurance sociale date de naissance adresse | la gestion des communications avec le candidat ou l’employé assurer le fonctionnement du système de paie | par courriel par téléphone |
| Consultants | nom numéro de téléphone courriel renseignements bancaires adresse | la gestion des communications avec le consultant la facturation | par courriel (directement ou par l’entremise d’un document joint: Word, PDF, etc.) |
| Fournisseurs de services | nom numéro de téléphone courriel renseignements bancaires langue | la gestion des mandats le paiement des factures, connaître les langues dans lesquelles ils peuvent fournir des services | au moyen de formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par Département TI par courriel |
| Membres (individus et organisations) | nom numéro de téléphone courriel coordonnées bancaires langue | l’inscription comme membre les communications futures la facturation l’inscription aux activités organisées par Département TI et aux portails d’expertise en cybersécurité des sondages la constitution de banques de données de Département TI sur l’expertise des membres connaître les langues dans lesquelles ils peuvent fournir des services et la langue privilégiée de communication | au moyen de formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par Département TI et d’autres plateformes ou outils technologiques de formulaires (p. ex. Microsoft Forms) auprès de tiers (p. ex. Eventbrite et Events.com pour les coordonnées bancaires) |
| Réseau Département TI (acteurs de l’écosystème) | nom numéro de téléphone courriel coordonnées bancaires (lorsque nécessaire) langue | les communications futures l’inscription aux activités organisées par Département TI et aux portails d’expertise en cybersécurité des sondages la constitution de banques de données pour ces communications futures et pour connaître l’expertise du réseau connaître la langue privilégiée de communication | au moyen de formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par Département TI et d’autres plateformes ou outils technologiques de formulaires (p. ex. Microsoft Forms) auprès de tiers (p. ex. Eventbrite et Events.com pour les coordonnées bancaires) |
| Partenaires de Département TI | nom numéro de téléphone courriel coordonnées bancaires (lorsque nécessaire) | établir le partenariat (signature d’ententes de partenariats) la collaboration | par courriel (directement ou par l’entremise d’un document ou autre type de formulaire joint) |